Mois : mars 2020

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Importation et Suivi des Données

Importation des données

IMPORTATION DES DONNEES D’INVENTAIRE

Pour ajouter des arbres dans une AAC, l’on doit suivre les étapes suivantes :

Etape 1 : préparer le fichier modèle en renseignant les informations ci-dessous 

  • La bande (Colonne Parcelle),
  • La poche (Colonne uc),
  • L’Essence, mettre le code de l’essence et non son nom. Exemple : pour le iroko, mettre iro. La liste des codes est disponible à la rubrique IMPORTER,
  • Le NUMERO (de l’inventaire),
  • Le Prospecteur (s’il est connu si non laisser le champ vide),
  • Le DIAMETRE,
  • Le GpsX,
  • Le GpsY,
  • La zone villageoise (Colonne poche),
  • La Qualité

 

Figure: Fiche d’importation des données

NOTE

Notons que le fichier doit être enregistré sous le format CSV séparateur point- virgule sous un nom ne contenant pas de caractères spéciaux.

 

Figure: Interface d’importation des données

Etape 2 : l’on procède à l’importation des données d’inventaire dans le système comme suit:

  • Cliquer sur importer ;
  • Sélectionner données d’inventaire;
  • Sélectionner l’UFG et l’AAC 
  • Cliquer sur parcourir;
  • Sélectionner le fichier, puis cliquer sur ok;

Une fois le fichier joint, le système déclenche un contrôle lié à la cohérence des données contenues dans le fichier et des données déjà disponibles ou non dans le système pour l’AAC concernée par l’importation.

S’il y a des anomalies, le système envoie un rapport d’erreurs qui précise la ligne du fichier à problème, l’anomalie et l’action corrective. Ce rapport d’erreurs est téléchargeable. Après correction des anomalies, joindre à nouveau le fichier.

Figure: Rapport d’erreur d’importation

Si aucune anomalie n’est détectée, le système précise le nombre d’arbres à importer.

 

Figure: Confirmation d’ajout des arbres

Contrôle et analyse des données importées

Pour contrôler les données d’inventaire importées aussi bien en termes de quantité que d’informations renseignées dans le fichier, il faut :

  • Cliquer sur suivi d’exploitation ;
  • Choisir l’UFG et l’AAC;
  • Cocher le 1er bouton pour :

  1. Cliquer sur choisir champs à afficher,
  2. Vous aurez par défaut des cases à cocher sur les arbres ;
  3. Sélectionnez celles dont vous avez besoin,
  4. Préciser le nombre de lignes à afficher dans son résultat dans option d’affichage
  5. Préciser le filtre prioritaire “classer par”

  • Cliquer sur chercher.

 

Figure: Résultat de la recherche

Modification des données d’inventaire

Pour modifier des données d’inventaire telles que l’essence, la bande ou toute autre donnée, il faut :

  • Cliquer sur suivi d’exploitation ;
  • Choisir une UFG et une AAC ;
  • Cliquer sur +d’options ;
  • Cliquer sur la rubrique recherche sur les données d’inventaire;
  • Renseigner :

  1. La bande;
  2. La poche

  • Saisir les numéros d’inventaire à modifier;
  • Cliquer sur chercher ;
  • Poser le curseur de votre souris sur choisissez une tâche ;
  • Cliquer sur données d’inventaire ;
  • Modifier les différents champs souhaités, puis cliquer sur le bouton tester et enregistrer;
  • Enfin cliquer sur le bouton confirmer et enregistrer;

 

Figure: Interface de modification des données d’inventaire

Importation des données d’abattage

Cette importation permet de traiter les arbres abattus lorsqu’il y a des soucis de connexion.

Pour ajouter des arbres abattus hors connexion, au préalable renseigner le fichier modèle qui servira à l’importation des données.

Figure : lien d’accès au fichier modèle abattage

Notamment les informations suivantes :

  • La première colonne intitulée ligne ne doit pas être supprimée, ni déplacée de sa position car c’est elle qui permet à l’application de fonctionner,
  • L’ordre des autres colonnes est moins important, mais l’intitulé des colonnes est absolument important. Les intitulés correspondent aux noms des champs de la base de données, donc les renommer ou les supprimer empêcherait l’importation de fonctionner correctement.
  • L’UC : mettre le nom de l’Unité de comptage,
  • La colonne Prospecteur : mettre le code du prospecteur (s’il est connu si non laisser le champ vide),
  • Le numéro : mettre le numéro d’inventaire dans l’Unité de comptage (ne pas associer numéro d’inventaire et code du prospecteur le numéro d’inventaire doit être exclusivement en chiffres),
  • L’Essence : mettre le code de l’essence et non son nom. Exemple : pour le FRAKE, mettre frak. La liste des codes est disponible à la rubrique IMPORTER,
  • Colonne DF10, mettre le numéro de la feuille DF10 du carnet sécurisé,
  • Le NumDF10, mettre le numéro de la ligne sur la feuille DF10 pour l’arbre concerné,
  • La Longueur, longueur de l’arbre en décimètre et non en mètre (donc mettre 113 au lieu de 11,3),
  • Le pb : mettre le diamètre du petit bout de l’arbre,
  • Le gb : mettre le diamètre du gros bout de l’arbre,
  • La dateDébardage : mettre la date de débardage de l’arbre. Elle doit être au format jj/mois/année,
  • La dateAbattage : mettre la date d’abattage (si elle est inconnue, mettre la date du DF10) elle pourra être modifiée ultérieurement,
  • L’abandonDebardage : mettre le motif d’abandon si l’arbre a été abandonné sur DF10. La liste des motifs d’abandon valable est disponible à la rubrique Motifs d’abandon,
  • Le nomAbatteur: mettre le nom de l’abatteur en respectant l’orthographe du nom, donc l’écrire exactement comme il est écrit à la rubrique Personnel des données de base, enregistrer votre fichier.

Puis, à l’interface d’accueil :

  • Cliquer sur Importer 
  • A la question que voulez-vous importer ? Sélectionner Données d’abattage
  • Sélectionner la Forêt et l’AAC 
  • Cliquer sur le bouton Parcourir/ Choisir un fichier, joindre le fichier correspondant 

Figure : interface importation données d’abattage

  • Une fois le fichier joint, le système déclenche un contrôle lié à la cohérence des données contenues dans le fichier et des données déjà disponibles ou non dans le système pour l’AAC concernée par l’importation :
    • S’il y a des anomalies, le système envoie un rapport d’erreurs qui précise la ligne du fichier à problème, l’anomalie et l’action corrective. Ce rapport d’erreurs est téléchargeable. Après correction des anomalies, joindre à nouveau le fichier.
    • Si aucune anomalie n’est détectée, le système précise le nombre d’arbres à importer
  • Cliquer sur oui pour confirmation pour l’ajout des arbres dans la base de données ou non pour suspendre l’importation

Figure : Message de confirmation ou de non importation des données d’abattage des arbres

NOTE

On ne remplit qu’un DF10/ carnet d’abattage par fichier donc il faudra créer autant de fichier qu’on aura de DF10/carnet d’abattage.

Importation des grumes en forêt dans la base de données

Pour ajouter des grumes en forêt, au préalable renseigner le fichier modèle qui servira à l’importation des données.

Puis, à l’interface d’accueil :

  • Cliquer sur Importer 
  • A la question que voulez-vous importer ? Sélectionner grumes en forêt
  • Sélectionner la Forêt et l’AAC ;
  • Cliquer sur le bouton Parcourir/ Choisir un fichier, joindre le fichier correspondant 

Figure : Interface d’importation de l’ajout des grumes

  • Une fois le fichier joint, le système déclenche un contrôle lié à la cohérence des données contenues dans le fichier et des données déjà disponibles ou non dans le système pour l’AAC concernée par l’importation :
    • S’il y a des anomalies, le système envoie un rapport d’erreurs qui précise la ligne du fichier à problème, l’anomalie et l’action corrective. Ce rapport d’erreurs est téléchargeable. Après correction des anomalies, joindre à nouveau le fichier.

Figure : Notification d’erreurs lors de l’ajout des grumes

    • Si aucune anomalie n’est détectée, le système précise le nombre d’arbres à importer
  • Cliquer sur oui pour confirmation pour l’ajout des arbres dans la base de données ou non pour suspendre l’importation

Ajout de grumes dans le système

Importation des données des déplacements grumes

Pour importer les données de déplacement grumes, au préalable renseigner le fichier modèle qui servira à l’importation des données.

Puis, à l’interface d’accueil

  • Cliquer sur Importer 
  • A la question que voulez-vous importer ? Sélectionner Déplacements grumes 
  • Sélectionner la Forêt et l’AAC 
  • Cliquer sur le bouton Parcourir/ Choisir un fichier, joindre le fichier correspondant 

Figure : Interface d’importation des données de déplacement

  • Une fois le fichier joint, le système déclenche un contrôle lié à la cohérence des données contenues dans le fichier et des données déjà disponibles ou non dans le système pour l’AAC concernée par l’importation :
    • S’il y a des anomalies, le système envoie un rapport d’erreurs qui précise la ligne du fichier à problème, l’anomalie et l’action corrective. Ce rapport d’erreurs est téléchargeable. Après correction des anomalies, joindre à nouveau le fichier.

Figure : Notification des erreurs lors de l’importation des données de déplacement

    • Si aucune anomalie n’est détectée, le système précise le nombre d’arbres à importer
  • Cliquer sur oui pour confirmation pour l’ajout des arbres dans la base de données ou non pour suspendre l’importation

Importations des données des débités

Pour importer les données des débités, au préalable renseigner le fichier modèle qui servira à l’importation des données.

Notamment les informations suivantes :

  • Contrat qui désigne ici le Contrat Commercial ;
  • Contrat origine qui est le contrat de sciage ou entrée usine (qui peut être le contrat commercial) 
  • Localisation qui est le lieu où seront déposés les colis après production 
  • Origine est le lieu où les colis ont été produits (chaîne de colisage).
  • Equipe est celle qui a travaillé pour la création des colis ;
  • Date ;
  • Essence, mettre le code de l’essence et non son nom. Exemple : pour le andoum brun, mettre adng-br. La liste des codes est disponible à la rubrique IMPORTER ;
  • Produit etc.… et enregistrer votre fichier.

Puis, à l’interface d’accueil,

  • Cliquer sur Importer
  • Sélectionner Données des débités 
  • Cliquer sur le bouton Parcourir/ Choisir un fichier, joindre le fichier correspondant 

Figure : interface importation débité

  • Une fois le fichier joint, le système déclenche un contrôle lié à la cohérence des données contenues dans le fichier et des données déjà disponibles ou non dans le système:
    • S’il y a des anomalies, le système envoie un rapport d’erreurs qui précise la ligne du fichier à problème, l’anomalie et l’action corrective. Ce rapport d’erreurs est téléchargeable. Après correction des anomalies, joindre à nouveau le fichier.

Figure : alerte anomalie

    • Si aucune anomalie n’est détectée, le système précise le nombre d’arbres à importer
  • Cliquer sur oui pour confirmation pour l’ajout des arbres dans la base de données ou non pour suspendre l’importation

Figure : confirmation ou non importation

Importations des données de stocks

Pour importer les données de stock, au préalable renseigner le fichier modèle qui servira à l’importation des données.

Notamment les informations suivantes :

  • Mois qui désigne celui de la prise en stock ;
  • L’année qui désigne celle de la prise en stock ; 
  • L’essence ; il faudra utiliser les codes essences ;
  • Le type de stock :
  • Initial: c’est le stock à la veille du mois de traitement (c’est à dire par exemple si vous voulez faire le mouvement de stock d’un lieu de stockage de janvier, le stock initial est celui au 31 décembre, pour février le stock initial est celui au 31 janvier et ainsi de suite)
  • Entrée correspond à tout ce qui va entrer dans le lieu qui va être pris lors l’importation en fonction des provenances(ce que le parc reçoit)
    Sortie correspond à tout ce qui va sortir dans le lieu qui va être pris lors l’importation en fonction des destinations(ce que le parc donne)
  • Le marquage :
  • 2. Production c ‘est l’origine/point de départ des produits ex: production 1 et production 2 seront matérialisés respectivement par exemple le nom de la forêt X et le nom du parc.
  • 3. Roulage: Correspond à tout ce qui est sorti du stock de ce lieu ; ce sont les différentes destinations ou point d’arrivée quittant du lieu de stockage.
  • Le volume ;

Puis, à l’interface d’accueil,

  • Cliquer sur Importer
  • Sélectionner Stock 
  • Sélectionner le lieu de stockage
  • Sélectionner le type de produit
  • Cliquer sur le bouton Parcourir/ Choisir un fichier, joindre le fichier correspondant 

Figure : interface importation de stock

  • Cliquer sur oui pour confirmation pour l’ajout des arbres dans la base de données ou non pour suspendre l’importation

Figure : confirmation ou non importation

 

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Gestion des codes-barres

Attribution des codes-barres

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Gestion des codes-barres

Création de codes-barres

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Console d'Administration

Gestion des comptes

Gestion des profils

 

Cette partie vous apprendra comme créer, modifier ou supprimer un profil.

 

Création de profil

Pour créer un profil, il faut :

  • Cliquer sur Profils dans le module Administrateur pour un affichage comme suit :

  • Cliquer sur Ajouter

  • Renseigner le nom de l’utilisateur (fonction) ;
  • Faire une brève description de la fonction ;
  • Sélectionner le poste lié ;
  • Le numéro d’identification du profil ;
  • Sélectionner la langue d’utilisation ;
  • Sélectionner l’affichage par défaut de l’utilisateur ;
  • Donner les accès en cochant sur les cases correspondantes : Gestion des données (ajout, suppression), Administration (paramétrage, validation), lecture seule, filtres autorisés (cocher les cases selon le profil de l’utilisateur), rubriques autorisées (cocher les cases selon le profil de l’utilisateur), tâches autorisées (cocher les cases selon le profil de l’utilisateur) et définir le Profil mobile pour permettre à l’utilisateur d’accéder à l’application mobile.
  • Cocher exceptionnellement sur la Gestion des administrateurs et des applications pour les super administrateurs ;
  • Cliquer sur Enregistrer.

 

Modification de profil

Pour modifier un profil, il faut :

  • Cliquer sur Profils dans le module Administrateur pour un affichage comme suit :

Identifier  dans la liste des profils disponibles celui sur lequel vous souhaitez apporter une modification puis cliquer l’intitulé dudit profil

  • Modifier les informations que vous souhaitez après que le système ait chargé les précédentes
  • Cliquer sur Enregistrer.

 

Suppression de profil

Pour supprimer un profil, il faut :

  • Cliquer sur Profils dans le module Administrateur pour un affichage comme suit :

Identifier  dans la liste des profils disponibles celui sur lequel vous souhaitez supprimer puis cliquer sur la croix devant le dudit profil

Le système vous renvoie un message de confirmation de suppression;

  • Cliquer sur OK si vous êtes sûr de vouloir supprimer ce profil, sinon cliquer sur Annuler.

Cette partie vous apprendra comment créer, modifier ou supprimer un compte. Ce module n’est accessible qu’aux administrateurs du système.

Présentation du module

 

Le module « Administration des comptes » permet de faire les actions suivantes :

Ajouter : permet de créer un compte tout en définissant les accès de l’utilisateur.

Gérer : permet d’accéder à la liste des comptes pour pouvoir modifier, supprimer ou consulter les activités de chaque utilisateur

Modifier son propre compte : permet de modifier les identifiants du compte : le nom, l’email, le login, et le mot de passe.

Journal des activités : permet de consulter les actions effectuées depuis chaque compte. La journalisation d’une action comporte les informations liées à la date et l’heure, le type d’opération, le navigateur web utilisé et l’adresse IP.

 

Aide : est un guide très succinct qui précise comment utiliser le module « Gestion des comptes ».

Création d’un compte

Il existe 3 types de compte :

  • Le super administrateur, qui a le pouvoir de gérer les comptes et les applications dans le système. Pour attribuer ce pouvoir, il faut cocher la case gestion des administrateurs et des applications.
  • L’administrateur, qui a le pourvoir de paramétrer les données de base et gérer les données d’exploitation. Pour attribuer ce pouvoir, il faut cocher les cases de gestion des données (ajout, suppression) et/ou d’administration (paramétrage, validation) selon le poste.
  • L’utilisateur, qui a uniquement le pouvoir de visualiser les données et donc ne peut apporter aucune modification aux données. Pour attribuer ce pouvoir, il faut cocher la case lecture seule.

Pour créer un compte :

  • Cliquer sur Ajouter dans le module Administrateur ;
  • Saisir les nom et prénom complets de l’utilisateur ;
  • Saisir l’adresse mail professionnelle (laissez vide si vous pas n’avez pas cette information) ; cette adresse mail sera utilisée lors des échanges de mails depuis le système. Il est de ce fait important d’enregistrer uniquement des adresses sécurisées.
  • Saisir le login qui sera le nom ou le prénom que l’utilisateur va utiliser pour se connecter ;
  • Saisir un mot de passe à communiquer à l’utilisateur du compte qui devra, une fois connecté, le personnaliser pour protéger son compte. Notons que chaque utilisateur devra respecter les consignes de sécurisation de comptes dispensées lors des formations.
  • Saisir à nouveau le même mot de passe pour confirmer ;
  • Donner les accès en cochant sur les cases correspondantes : Gestion des données (ajout, suppression), Administration (paramétrage, validation), lecture seule (visualiser uniquement les données), rubriques autorisées (cocher les cases selon le profil de l’utilisateur), filtres autorisés (cocher les cases selon le profil de l’utilisateur), affichage autorisé ( cocher les cases selon le profil de l’utilisateur ), rubriques autorisées ( cocher les cases selon le profil de l’utilisateur ), tâches autorisées (cocher les cases selon le profil de l’utilisateur) et définir le Profil mobile pour permettre à l’utilisateur d’accéder à l’application mobile.
  • Cocher exceptionnellement sur la Gestion des administrateurs et des applications pour les super administrateurs ;
  • Cliquer sur ENREGISTRER

Interfaces de saisie des données de création d’un compte

NOTE 1

Après avoir créé le compte, communiquer l’url d’accès ainsi que le login et le mot de passe par défaut à l’utilisateur. Une fois que l’utilisateur aura reçu ses identifiants, il pourra se connecter et veiller premièrement à personnaliser le mot de passe afin de protéger son compte. Les accès sont choisis en fonction du poste qu’occupe chaque administrateur.

 

NOTE 2

Vous avez la possibilité de limiter plus les accès à certaines données de l’application en cliquant sur le bouton +Dérouler et en cochant les cases devant les modules selon le profil de l’utilisateur. Vous pouvez également choisir les tâches autorisées qui seront effectuées par chaque utilisateur en cochant la case correspondant au profil de l’utilisateur.

Modification d’un compte

Pour modifier un compte :
– A la page d’accueil, sous le module administrateur, Cliquer sur Gérer ;
– Identifier le compte que vous voulez modifier, puis cliquer sur le bouton Modifier
– Modifier les champs souhaités, puis cliquer sur Enregistrer.

Suppression d’un compte

Pour supprimer un compte :

  • A la page d’accueil, sous le module administrateur, Cliquer sur Gérer ;
  • Identifier le compte que vous voulez supprimer ;
  • Cliquer sur le bouton Supprimer un message de confirmation s’affiche ;
  • Cliquer sur ok si vous êtes sûr de vouloir supprimer ce compte, sinon cliquer sur Annuler.
ATTENTION

A la suppression, l’application vous demande de confirmer la suppression que vous souhaitez faire du compte. Dès que vous validez la suppression d’un compte, la requête est automatiquement prise en compte et les accès à ce compte sont suspendus et les activités sont effacées.

 
NOTE 3

La suppression d’un compte n’est recommandée que si le compte ne comporte encore aucune activité. Et aussi, à des fins de gestion des conflits liés à l’utilisation du système, aucun compte ayant déjà une activité dans le système ne devra être supprimé.

  • Pour suspendre les accès d’un opérateur à son compte, vous devez modifier uniquement le mot de passe et enregistrer.                     

La journalisation des activités

Interface d’accès 1 au journal des activités

Interface d’accès 2 au journal des activités

Etant donné que le système est centralisé et qu’il existe plusieurs utilisateurs, il est doté d’un mécanisme de journalisation. En cas d’incident, il est facile d’identifier les responsabilités. Ce journal est purgé à période régulière pour faire de la place sur le serveur. L’on peut accéder aux activités d’un compte de deux façons :

Accès 1

Depuis le module de gestion des comptes, suivre la procédure suivante :

  • Cliquer sur Gérer ;
  • Dans la liste des comptes, identifier le compte dont vous voulez consulter les activités ;
  • Parmi les boutons sur la ligne du compte, cliquer sur Activités
NOTICE
Ce journal affiche le jour, l’heure, les actions faites dans chaque module, l’adresse IP du poste d’accès, le navigateur utilisé.

Accès 2

Depuis le journal des activités, suivre la procédure suivante :

  • Au moyen du moteur de recherche, vous pouvez utiliser un ou plusieurs critères de filtre à savoir : la date ou la période de l’incident, le nom d’utilisateur ou l’opération en question pour avoir le résultat cherché ;
  • Cliquer sur valider pour que le résultat   affiche le jour, l’heure, les actions faites dans chaque module, l’adresse IP du poste d’accès, le navigateur utilisé.
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