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Confirmation Embarquement

La présente section vous indique pas à pas comment enregistrer, modifier et annuler les données de confirmation embarquement des colis. Encodage des données de confirmation embarquement Pour confirmer l’embarquement des colis, il faut :
  • Cliquer sur suivi d’exploitation
  • Cliquer sur +d’options
  • Cliquer sur la rubrique recherche sur les débités
  • Dans la case contrat commercial, renseigner le ou les numéros de contrat commercial séparé par une virgule
  • Dans la case N° de colis, renseigner les numéros de colis séparé par une virgule
  • Cliquer sur chercher Se rassurer que les données disponibles sur les colis soient correctes. Si non, corriger l’anomalie • Si tout OK, poser le curseur de votre souris sur choisissez une tâche • Cliquer sur embarquement • Cliquer sur le bouton de traitement par lot

Interface traitement embarquement

  • • Renseigner les champs : • La date d’embarquement • Le navire d’embarquement • Le voyage • La ligne maritime • Le numéro de connaissement • Le conteneur (lorsqu’un empotage a déjà été effectué, l’application conserve ce numéro et l’affiche dans le champ conteneur sur chaque ligne). Si conventionnel laisser vider • Le numéro de plomb (lorsqu’un empotage a déjà été effectué, l’application conserve ce numéro et l’affiche dans le champ plomb sur chaque ligne). Si conventionnel, laisser vide
  • Cliquer sur appliquer aux X colis
  • Cliquer sur le bouton TESTER ET ENREGISTRER
  • Enfin cliquer sur le bouton ENREGISTRER
 

Colis dont la confirmation d’embarquement a été faite

Contrôle des saisies confirmation d’embarquement Pour contrôler les données de confirmation d’embarquement, il faut : Cliquer sur suivi d’exploitation Cliquer sur +d’options Cliquer sur la rubrique recherche sur les embarquements aux ports des débités Cocher embarqués ; affiner votre requête au moyen de la date, le navire, le nom du voyage, la ligne maritime, le connaissement au besoin Cliquer sur la rubrique recherche sur les débités car lorsqu’on ouvre la rubrique au port par défaut les produits recherchés sont les grumes Cocher le 1er bouton pour : • Afficher et choisir les champs à contrôler sur les colis de débités • Ajouter le nombre de ligne à afficher au résultat de votre requête si le nombre de colis est supérieur à 30 Cliquer sur chercher.

Contrôle des données saisies à la confirmation d’embarquement au moyen du numéro de connaissement

  Modification confirmation d’embarquement Pour modifier la confirmation d’embarquement d’un ou plusieurs colis, il faut :
  • Cliquer sur suivi d’exploitation
  • Cliquer sur +d’options
  • Cliquer sur la rubrique recherche sur les embarquements aux ports des débités
  • Cocher embarqués ; renseigner soit le navire, soit le nom du voyage, soit la ligne maritime, soit le connaissement
  • Cliquer sur la rubrique recherche sur les débités
  • Cliquer sur chercher
  • Poser le curseur de votre souris sur choisissez une tâche
  • Cliquer sur embarquement
  • Le système vous renvoie le message vérifier votre saisie, ce colis est déjà embarqué sur le navire X suivi de la date d’embarquement avec la mention Annuler l’opération comme suit
  • Cliquer sur annuler devant le ou les colis concerné(s), un message vous demandant si vous êtes sûr de vouloir annuler l’embarquement du colis va s’afficher, cliquer sur OK
  • Puis cliquer sur le bouton de traitement par lot ; le système conserve les informations de la précédente opération (date d’embarquement, navire, ligne maritime, voyage, connaissement)
Modifier les champs souhaités Puis cliquer sur le bouton Enfin cliquer sur le bouton Annulation confirmation d’embarquement Pour annuler la confirmation d’embarquement d’un ou plusieurs colis, il faut : Cliquer sur suivi d’exploitation Cliquer sur +d’options Cliquer sur la rubrique recherche sur les embarquements aux ports des grumes et débités Cocher embarqués ; renseigner soit le navire soit le nom du voyage soit la ligne maritime soit le connaissement Cliquer sur la rubrique recherche sur les débités car lorsqu’on ouvre la rubrique au port par défaut les produits recherchés sont les grumes ; vous pourrez renseigner le numéro de contrat et les numéros de colis au besoin pour affiner davantage votre requête Cliquer sur chercher Poser le curseur de votre souris sur choisissez une tâche Cliquer sur embarquement Le système vous renvoie le message vérifier votre saisie, ce colis est déjà embarqué sur le navire X suivi de la date d’embarquement avec la mention Annuler l’opération comme suit Cliquer sur annuler devant le ou les colis concerné(s), un message vous demandant si vous êtes sûr de vouloir annuler l’embarquement du colis va s’afficher, cliquer sur OK Cliquer sur chercher.
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Planification Embarquement

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Suivi de l’exportation

3.Suivi des dossiers export


Cette section vous montrera pas à pas comment créer, mettre à jour, modifier ou supprimer
les dossiers export.


Ajout d’un dossier export


Le système dispose de deux méthodes d’ajout d’un dossier export. Pour ajouter un dossier
export, il faut :


Méthode 1


Sous le module Facturation, cliquer sur Suivi dossier export
Le système vous renvoie à l’interface de suivi des dossiers
Dans la partie Ajouter un dossier / les champs


Renseigner le nom du dossier
• Sélectionner le prestataire (transitaire)
Cliquer sur le bouton Enregistrer.


Méthode 2


Lors de la création d’une facture, à la partie numéro de dossier, sélectionner créer nouveau dossier
dans la case sans dossier

Renseigner le numéro de dossier 

Après avoir renseigné/sélectionné les éléments concernant la facturation, cliquer sur suivant.

 


NB: Après avoir renseigné/sélectionné les éléments concernant la facturation, cliquer sur suivant.

 

Modification du nom d’un dossier export


Pour modifier le nom d’un dossier export, il faut :
Sous le module Facturation, cliquer sur Suivi dossier export

Rechercher le dossier en utilisant le champ nom du dossier et en cliquant sur Chercher
Une fois que le dossier est affiché, cliquer sur le N° de dossier afin d’activer la case de modification
Modifier le, puis cliquer sur l’icône enregistrer


Suppression d’un dossier export


Pour supprimer un dossier export, il faut :
Sous le module Facturation, cliquer sur Suivi dossier export
Rechercher le dossier en utilisant la case Nom Dossier et cliquer sur Chercher
Cliquer sur le bouton de suppression . Le système vous renvoie un message vous demandant
si vous voulez supprimer le dossier X, cliquer sur OK

 

Traitement d’un dossier export


Pour mettre à jour les informations liées à un dossier export il faut au préalable que ce
dossier soit déjà lié à une facture. Pour mettre à jour les étapes d’un dossier, il faut :


Sous le module Facturation, cliquer sur Suivi dossier export
Rechercher le dossier au moyen du champ nom dossier puis cliquer sur chercher
Cliquer sur le bouton ajouter ou modifier une étape  .


Pour chaque étape, vous aurez besoin de renseigner la date d’execution et pour les prestations facturées, le Nº de facture et son montant

Une note est disponible pour cliquer et  renseigner les coûts additionnels et le motif

• Cliquer le bouton enregistrer

L’interface de suivi des dossiers export

Cette interface est dotée d’un moteur de recherche et de plusieurs option pour le suivi des dossiers

Le moteur de recherche permet d’effectuer des recherches en croisant des critères. Ces filtres sont le N°  de dossier, le N° contrat, le tape de produit, le statut, les étapes déjà réalisées, la période (date, mois, années)

Suivant le type d’affichage et le nombre d’années à afficher, vous avez les options de personnalisation du nombre de données à afficher, le choix de critère prioritaire et l’affichage étape ou en  données.

De plus, pour chaque dossier, vous avez la possibilité de Clôturer, Visualiser, Explorer

Cliquer sur le bouton ouvrir le dossier  pour afficher comme suit

 

• Cliquer sur  pour clôturer manuellement un dossier.

⊕Les dossiers ayant franchi toutes les étapes se clôturent automatiquement

Cliquer sur l’icone Excel pour explorer le dossier sous la forme du format Excel

• La barre de progression et un jeux de couleurs indiquent le niveau de traitement de d’un dossier.

 

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Entrée port

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